راهنمای استفاده از سیستم کاربری در دیدگاه + فیلم

هر سازمان برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل میگردد و این اهداف، تعیین کننده فعالیت های اساسی آن است.

فعالیت های سازمان در چارچوب برنامه هایش شکل می گیرد که در قالب امکانات و محدودیتهای سازمان تعیین میشود و مسیر گردش و پیشرفت فعالیتها را مشخص می نماید. در هر سازمانی، مدیران سطوح مختلف آن هر روز با مسائل مختلف و متعددی مواجه می گردند که انتخاب صحیح آن ها نیاز به دسترسی به اطلاعات دقیق دارد تا از اتلاف امکانات و منابع جلوگیری گردد و ارائه خدمات به نحو مطلوب و به موقع انجام شود.

با توجه به این که نتیجه اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگه داری می شوند و این سوابق با صرف وقت و هزینه های زیاد فراهم می آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی هدف یا اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصیمیم گیری های اداری محسوب می شوند.

بدون تردید، نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه بندی، تنظیم و نگه داری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم پرونده ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری ها و در نتیجه اختلاف در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان میگردد.

بنابراین باید در تنظیم اسناد و مدارک توجه داشت که اولا در وضعی قرار گیرند که دسترسی سریع به آن ها امکانپذیر باشد و ثانیا در نگه داری اسناد با ارزش نهایت کوشش را به عمل آورد.

تحقق این اهداف، مستلزم داشتن اطلاعات و تجربیات کافی در زمینه تهیه و تنظیم و نگه داری اسناد است که در ادامه  فیلم آموزشی جهت آموزش بیشتر کارکنان نسبت به اتوماسیون اداری  ارائه میگردد.